Как организовать гастроли артиста? Тайм-менеджмент

Как организовать гастроли артиста? Тайм-менеджмент

Организация гастролей – это проектно-ориентированная деятельность, отличающаяся особенно сжатыми временными рамками. Принципы тайм-менеджмента интегрированы в нее априори. Тем не менее, не лишним будет выделить основные из них, чтобы максимально подготовиться к следующему насыщенному гастрольному сезону. Кроме того, базовые навыки управления временем могут быть полезны в кризисной ситуации, - рассказывает Алексей Полихун (концертная Компания КИТ – букинг звезд для мероприятий, выстраивание гастролей и управление проектами).

Алексей Полихун
Алексей Полихун

Как выбрать время концерта

Основные задачи гастрольной деятельности – это создание мероприятий, которые будут интересны зрителям и принесут максимальную прибыль. Залогом успеха часто считаются креативные решения и быстрая реакция, но они возможны только на базе системности, частью которой является тайм-менеджмент.

Наибольшее влияние фактор времени оказывает на этапе планирования гастролей. Звезда может быть популярна именно сейчас за счет свежего супер-хита, который знают все, и на ближайший сезон при правильной и своевременной рекламе ее концерт будет успешен. Это особенно актуально для трендовых и поп-артистов.

Если у звезды уже сформирована лояльная аудитория, которая с нетерпением ждет каждой встречи с любимым артистом, то влияние фактора свежести хитов не настолько велико. Тем не менее, остается вопрос выбора наилучшего периода для гастролей.

Для продажи билетов организаторы закладывают от месяца до полугода до даты концерта. При оценке сроков проекта исходят из понятия сезонности. В период майских праздников и летом, за исключением курортных регионов и фестивалей, зрители редко тратят деньги на концерты, предпочитая проводить время вместе с друзьями и семьей на природе. Основной гастрольный сезон начинается в октябре и заканчивается в апреле. Конец недели предпочтительнее, чем начало. Для клубных танцевальных проектов актуальны, практически, только пятницы и субботы. Влияние на сезонность спроса и выбор артиста оказывают праздничные даты 14 февраля, 23 февраля, 8 марта, а также школьные каникулы и новогодний период. Для некоторых специфичных проектов мы учитываем период православного и мусульманского поста.

Поддерживающие принципы и инструменты тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент важен и при подготовке гастролей. Управление временем на разных уровнях и функциональных подразделениях компании отличается, но можно выделить базовые поддерживающие принципы – прозрачность, стандартизация, командная работа и контроль.

При выстраивании рекламной кампании и продаже билетов важно не только иметь достаточно времени, но и постоянно отслеживать ситуацию и вносить корректировки. Нужно понять, какой канал и способ донесения информации является наиболее эффективным для каждого проекта. Обычно организаторы около 3 недель отслеживают динамику продажи билетов при использовании конкретного рекламного ресурса, в том числе наружной рекламы, SMM, радио и телевидения. При этом нужно учитывать, что зрители, планирующие свой бюджет, могут откладывать покупку к моменту получения зарплаты.

Для того, чтобы выполнить райдер артиста, необходимо приступить к этому минимум за месяц при условии наличия проверенных подрядчиков. Сроки бронирования билетов и отеля часто указаны в договоре на выступление звезды или бытовом райдере. Они в обязательном порядке контролируются менеджментом или агентом артиста. К тому же, заблаговременная подготовка позволяет организатору экономить как минимум на билетах.

Подготовка основной проектной документации в наибольшей степени позволяет структурировать процесс оперативного планирования гастролей. Это несложные и наглядные инструменты для тайм-менеджмента: матрица ответственности, контакт-лист, план по логистике, размещению, план подготовки площадки, тайминг пребывания на гастролях, тайминг и сетка мероприятий. От тщательности и полноты заполнения основной проектной документации зависит эффективность ее использования и результат проекта. Например, для отслеживания и оперативной корректировки таймингов важна детализация их до каждого действия, ответственного, контрольной точки.

Менеджмент или агент звезды со своей стороны предварительно проверяет готовность задолго до выезда на гастроли, а также по приезду. Основные контрольные точки на площадке для артиста: заезд, монтаж, саундчек, гримерные комнаты, входы и выходы на площадку и на сцену. Это позволяет освоиться в незнакомом зале за наименьшее количество времени.

Распространенные ошибки и решения

Если говорить о распространенных ошибках тайм-менеджмента при подготовке гастролей, то часто они связаны с универсальными проблемами: несогласованностью действий задействованных служб, слабой интегрированностью передачи информации по цепочке и недостаточностью контроля.

Большинство вопросов возникает по одной из самых важных контрольных точек – саунд-чеку. Организаторы иногда не учитывают, что оборудование до приезда представителей артиста нужно проверить самостоятельно. Если этот момент упустить, на решение проблемы уйдет дополнительное время, и тайминг сдвинется. Более того, невыполнение технического райдера, всегда включающего коммутацию и предварительную проверку оборудования до приезда артиста, может повлечь отмену концерта.

Организаторы также могут не учитывать человеческий фактор, когда оценивают время на передвижение артиста из отеля на площадку. Необходимо понимать, что команда звезды не выходит из номеров секунду в секунду: они могут вести важные переговоры с другими организаторами по телефону либо заканчивать подготовку к концерту, менять концертный костюм, отдыхать после многочасового переезда. Важно закладывать время с учетом погрешности в 15 минут. Организаторы также могут предполагать, что по завершению концерта артист оперативно соберется и покинет площадку. По нашей практике, звезда может находиться в гримерке даже больше часа после выступления. Чтобы заказанные автомобили не простаивали, важно уточнять у представителей артиста, сколько времени это может занять по их опыту.

Таким образом, стандартизация планирования мероприятия с помощью основной проектной документации обеспечивает применение инструментов тайм-менеджмента, специфичных для нашей индустрии. При этом не менее важны базовые принципы командной работы, прозрачности коммуникаций и контроля.

Особенности управления временем в кризисной ситуации

По нашей гастрольной практике, самые полезные антикризисные качества – это спокойствие, гибкость, позитивный настрой, осмотрительность и открытость. Без них сложно поддерживать эффективность и находить творческие решения. В текущей ситуации запрета мероприятий это и оперативный подбор новых дат для переноса концерта, пока они еще доступны, и доверительная коммуникация со зрителем о сохранении билетов. А для артистов – переход к онлайн-трансляциям и, по нашей практике, даже к индивидуальным коуч-сессиям.

В ситуации форс-мажора кажется, что мы можем только ожидать его завершения. Но даже без прямой возможности влиять на обстоятельства важно выделять приоритеты, например, минимизацию потерь здесь и сейчас, и планировать деятельность. Нет универсального рецепта, на чем именно сосредоточиться: усилении имеющихся долгосрочных проектов и компетенций или создании новых направлений с нуля. Приоритет за тем, что позволит ускорить достижение стратегических целей. Помочь также может принцип структурирования – выбирать дело с обозримой цепочкой задач, которые под силу реализовать с имеющимися ресурсами.

По нашему опыту, расстановка приоритетов, планирование и структурирование – это ключевые принципы управления временем, работающие даже в экстремальных условиях.

Анализ особенностей тайм-менеджмента в кризисной ситуации не содержит ответ на вопрос, какую именно деятельность нужно планировать, и в какие сроки она может быть реализована. Но, как правило, решения и недостающая информация приходят в процессе, если система продолжает работать. Это позволит сохранить эффективность и скорость реакции на неизбежные изменения.

Алексей ПОЛИХУН . Страница в Фейсбук: https://www.facebook.com/alex.polikhun

newsmuz.com